Leitfaden Free
Online-Version frei zugänglich. Kurz & praxisnah – für KMU ohne große Rechts- oder IT-Abteilung.
Weiter mit Paketen – editierbare Vorlagen & Preise (Word/Excel, Lieferung).
KI-Tools in Bewerbungsverfahren sicher einsetzen – sauber dokumentieren
Worum geht’s – in einfachen Worten?
Der Leitfaden zeigt, wie Sie KI-Tools im Betrieb sauber und nachvollziehbar einsetzen – so, dass Sie intern abgestimmt sind, Pflichten aus dem EU-AI-Act erfüllen und bei Nachfragen (z. B. im Audit) schnell alles belegen können.
Für wen ist das?
- HR/Recruiting & Fachbereiche
- Datenschutz/IT-Sicherheit
- Kleine Teams ohne eigene Rechtsabteilung
Was bekommen Sie?
- Die 5 Schritte vom Start bis Nachkontrolle – schlank erklärt
- Beispiele & Do’s/Don’ts statt Juristen-Deutsch
- Muster-Texte (Transparenz), Protokoll-Logik, KPI-Ideen
Wie nutzen Sie ihn?
- Online lesen oder als PDF speichern
- Anschließend mit Paketen (Starter/Recruiting/KMU) die editierbaren Vorlagen übernehmen
- Mit dem Update-Pass bleibt alles aktuell (Änderungsradar + 2 Mini-Bausteine/Monat)
Aktuelle Version: v1.1
Ergänzend zum Leitfaden: eine kompakte Muster-Richtlinie für den Einsatz von generativer KI im Unternehmen – mit Ampelsystem für Tools, Fachbereichsregeln und 5-Sekunden-Checkliste.
- 10 kompakte Bausteine: Checklisten & Textbausteine
- Sofort editierbar in Word (CI-tauglich)
- Anrechnung: 100 % Anrechnung auf Starter – bei gemeinsamer Bestellung oder innerhalb von 30 Tagen.
Hinweis: Im PDF-Leitfaden selbst werden keine Preise geführt – Preise stehen nur hier auf der Website.
Die 5 Schritte (EU AI Act – pragmatisch)
1. Beschaffung (vor dem Kauf)
Nachweise vom Hersteller einholen (CE/DoC, Anleitung), Oversight- & Logging-Hinweise klären.
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Ziel: Nur vertrauenswürdige, erlaubte KI-Systeme kaufen.
- Verbot prüfen: keine Emotionserkennung im Arbeitskontext.
- Nachweise vom Anbieter:
- CE-Kennzeichen & DoC (EU-Konformitätserklärung) – passt der vorgesehene Zweck zu Ihrer Nutzung? → DoC, CE
- Anleitung / IFU (Instructions for Use): Rollen, Grenzen, Datenanforderungen, Kennzahlen. → IFU
- Logging-Spezifikation: welche Felder werden protokolliert? → Logging
- Human-Oversight-Hinweise: wann und wie Menschen eingreifen.
- Vertraglich festhalten: Log-Exportrechte, Meldewege bei Problemen, Ausschluss verbotener Funktionen.
Ergebnis: sauber geprüfter Anbieter und belastbarer Vertrag.
2. Vorbereitung
Rollen, Schwellen, Freigaben und Transparenz festlegen – schriftlich in SOP/Regelwerk.
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Ziel: Zuständigkeiten, Aufsicht und Datenschutz klären.
- Rollen festlegen: HR-Lead, Oversight-Lead (darf stoppen/übersteuern), IT-Admin, DSB, ggf. Betriebsrat.
- Team schulen (KI-Grundverständnis).
- Human-Oversight-Plan: wer prüft was, wann ist eine Freigabe nötig, wann darf übersteuert werden? → Übersteuern, SOP
- Schwellenwerte definieren (z. B. Score < 70 % ⇒ Zweitblick).
- Transparenzhinweis für Bewerbende in Klartext erstellen → Transparenzhinweis · Mustertexte
- Datenkonzept: Datenminimierung; Protokolle ca. ≥ 6 Monate aufbewahren, dann löschen.
Ergebnis: organisatorisch und DSGVO-seitig startklar.
3. Einsatz / Go-Live
Entscheidungen protokollieren: Referenz, Score, Begründung, ggf. Override, Log-ID.
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Ziel: KI richtig und nachvollziehbar betreiben.
- Nach Hersteller-Anleitung arbeiten.
- Entscheidungsprotokoll führen: Fall-/Req-Nr., System/Version, Zeitpunkt, Stelle, Ergebnis/Score, menschliche Begründung, Entscheidung, ggf. Override-Grund, Log-ID. → Demo: Protokoll & Oversight
- Grundsatz: keine Entscheidung ohne Begründung – keine Begründung ohne Log-ID.
- Wöchentliche Kurz-Kontrolle durch die Oversight-Rolle.
- Intern klar kommunizieren, was die KI tut – und was nicht.
Ergebnis: reibungsloser Start mit nachvollziehbaren Entscheidungen.
4. Betrieb
KPIs überwachen, Bias erkennen, Fehlerwege schließen – kontinuierlich verbessern.
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Ziel: Früh erkennen, wenn etwas schiefläuft.
- Monitoring mit KPI: Trefferqualität, Fehlerraten, Bias-Indikatoren, Override-Quote. → KPI, Bias
- Ergebnisse monatlich kompakt dokumentieren (eine Seite genügt).
- Bei Problemen: Nutzung stoppen, Anbieter informieren, ggf. meldepflichtigen Serious Incident prüfen; Bewerbende auf Nachfrage transparent informieren. → Serious Incident
Ergebnis: überwachte Qualität, funktionierendes Meldesystem.
5. Nachkontrolle
Reviews durchführen, Aufbewahrung/Löschung verzahnen, Lessons Learned festhalten.
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Ziel: Lernen aus Erfahrung, audit-sicher bleiben.
- Quartals-Review: Zahlen, Vorfälle, Verbesserungen kurz besprechen.
- Mini-Audits: 3–5 Fälle stichprobenartig prüfen.
- Aufbewahrung (Praxiswert): Protokolle ~≥ 6 Monate; danach nach Löschkonzept entfernen. → Logging
- Dokumentation laufend ergänzen (Audit-Proof-Pack).
Ergebnis: vollständige Nachweise, auditfähige Prozesse.
Verbot
Emotionserkennung im Arbeitskontext ist unzulässig – nicht einsetzen.
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- Beispiel: Mimik-Analyse im Video-Interview ⇒ nicht zulässig.
- Alternative: strukturierte Fragen + nachvollziehbare Bewertungskriterien.
Begriffe kurz erklärt
Hersteller-Konformität & Erklärung, dass das Produkt EU-Vorgaben erfüllt.
Menschliche Aufsicht über KI-Ergebnisse (Freigabe, Korrektur, Abschaltung).
Nachvollziehbare Mitschrift: Eingaben, System, Ergebnisse, Overrides.
Messgrößen zur Steuerung (Trefferqualität, Fehler, Bias-Indikatoren usw.).
Aufbewahrungsdauer; im Recruiting mind. 6 Monate für Entscheidungen/Logs.
Klartext-Hinweise an Bewerbende, dass KI eingesetzt wird – mit Zweck & Ansprechstelle.
Mehr Erläuterungen im Glossar.
Produktlinien bei responzai.eu
- Download-Paket Starter: 99 € (einmalig)
- Download-Paket Recruiting: 169 € (einmalig)
- KMU-Komplettpaket: 249 € (einmalig)
- Update-Pass (Add-on, Abo): 19 €/Monat | 149 €/Jahr – hält Ihre Vorlagen und Nachweise aktuell (Änderungsradar, aktualisierte Dateien, 2 Mini-Bausteine).
- Leitfaden-Plus (DOCX): 39 € netto – editierbare Kurz-Vorlagen & Checklisten, 100 % Anrechnung auf Starter – bei gemeinsamer Bestellung oder innerhalb von 30 Tagen.
Lizenz: eine Lizenz pro Unternehmen, interne Nutzung, keine Weitergabe.
Kernangebot für Bewerbungs-KI in KMU
Flaggschiff ist das Recruiting-Paket. Starter- und KMU-Paket ergänzen es um weitere Bausteine, der Update-Pass hält Ihre Unterlagen dauerhaft aktuell.
⭐ Kernprodukt: Recruiting-Paket
- Muster-Hinweise für Bewerbende zur Nutzung von Bewerbungs-KI
- Protokoll-Variante und Oversight-Set speziell fürs Recruiting
- Kurzleitfaden für Audits und Nachweis-Paket für Bewerbungs-KI
Starter
Ergänzt das Recruiting-Paket um Grundlagen, Entscheidungsprotokoll und KPI-Basis, wenn Sie KI-Einsatz in weiteren Bereichen vorbereiten.
- Kurz-Checkliste für den Einstieg
- Entscheidungsprotokoll (Word/Excel)
- Basis-Hinweise für Bewerbende
- Erste KPI-Vorlagen
KMU-Komplettpaket
Ergänzt das Recruiting-Paket um eine eigenständige KI-Governance für das gesamte Unternehmen, wenn Sie KI nicht nur im Recruiting, sondern in mehreren Prozessen steuern wollen.
- Alles aus Starter und Recruiting
- Zusätzlich KPI- und Logging-Vorlagen
- Bonus: Checkliste „Go-Live & Änderungen“
- Leitfaden: kostenlos online/PDF – erklärt die 5 Schritte mit Beispielen.
- Pakete: editierbare Word/Excel-Vorlagen, Checklisten & Varianten – Pakete & Preise.
- Update-Pass: monatlicher Änderungsradar, aktualisierte Dateien + 2 Mini-Bausteine – optionales Add-on für dauerhaften KI-Einsatz.
Keine Roh-Downloads. Preise netto zzgl. USt. Das PDF ist preislos – Details & Kauf über die Website.