Use-Cases aufdecken

GUIDES bedeutet: 6 Schritte. Jeder Schritt endet mit genau einem Ergebnis-Dokument.
Sie sind hier: Schritt 2 von 6. Ergebnis: Use-Case-Register.

Heute machen Sie nur eins: Sie bauen ein vollständiges Use-Case-Register. Use-Case heißt: ein konkreter Anwendungsfall, so wie er im HR wirklich genutzt wird.

Am Ende liegt vor: ein Use-Case-Register als zentrale Liste, die alle weiteren Schritte steuert.

Worum es in Schritt 2 geht

Sie machen alle KI-Anwendungsfälle im HR sichtbar, auch die kleinen und vermeintlich harmlosen. Pro Use-Case markieren Sie früh, ob Verbote, Transparenzpflichten oder Hochrisiko naheliegen können. Ziel ist: keine blinden Flecken, damit spätere Prüfungen nicht mit der Frage starten, was übersehen wurde.

Mini-Beispiel

Use-Case: Bewerbungs-Vorsortierung

Prozess und Einsatzpunkt: Recruiting, Vorauswahl vor der Sichtung durch HR

Entscheidungseinfluss: vorsortiert

Markierung: Transparenzpflicht möglich, Hochrisiko möglich

Was Sie im Kundenbereich bekommen

  • Das Use-Case-Register als DOCX-Datei mit Spalten, Defaults und Copy-Paste-Texten
  • Klare Mindestfelder, damit das Register prüffähig wird
  • Audit-Block mit Nachweis-Pfad und Stop-Regel
  • Typische Fehler und ein Prüfer-Check, damit die Liste nicht schön, aber nutzlos ist

System-Einsicht ist kostenlos. Zugang heißt: Arbeitsdokumente, Downloads und die vollständige private Ansicht.

Zugang öffnen

Audit-Block

Prüfer-Fragen

  • Welche KI-Use-Cases werden im HR tatsächlich genutzt, inklusive Dienstleister und Schatten-IT
  • Welche Use-Cases können unter Hochrisiko fallen und wie wurde das vorläufig begründet
  • Welche Use-Cases können Transparenzpflichten oder Verbote auslösen und wie wurde das markiert
  • Wurde pro Use-Case geprüft, ob eine automatisierte Einzelentscheidung nach DSGVO Artikel 22 vorliegen kann

Nachweis

Evidence-Pack Pfad: Evidence-Pack/02-uncover-uses/02-use-case-register.docx

Stop-Regel

Stopp, wenn im Use-Case-Register für mindestens einen aktiven Use-Case eines dieser Pflichtfelder fehlt:

  • Use-Case-Name
  • HR-Prozess und Einsatzpunkt
  • Betroffene Personengruppe
  • Entscheidungseinfluss
  • Verantwortliche Person
  • Erste Markierung: Verbot möglich, Transparenzpflicht möglich, Hochrisiko möglich

Rechtsbezug

  • Hochrisiko im HR-Kontext: Verordnung (EU) 2024/1689, Anhang III Nummer 4
  • Verbote bestimmter KI-Praktiken: Verordnung (EU) 2024/1689, Artikel 5
  • Automatisierte Einzelentscheidungen: DSGVO Artikel 22
  • Datenschutz-Folgenabschätzung bei hohem Risiko: DSGVO Artikel 35

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