Der Transparenzhinweis ist schnell gemacht, wenn klar ist, was drinstehen muss und wann er erscheint.
Hier sind drei Muster (kurz, standard, formal) und eine Checkliste für den Alltag.

Grundidee: Bewerbende vor der Nutzung informieren (Zweck, Rolle der KI, Ansprechstelle).
Mehr im Glossar: Transparenzhinweis

Muster 1: Kurz & klar (für Stellenanzeige/Portal)

[[Unternehmen]] setzt im Bewerbungsverfahren ein KI-gestütztes System zur Unterstützung der Vorauswahl ein. Zweck: strukturierte Sichtung und Priorisierung nach festgelegten Kriterien. Die Entscheidung treffen stets Menschen. Fragen? [[Kontakt-E-Mail/Ansprechstelle]]. Hinweise zum Datenschutz: [[Link]].

Muster 2: Standard (für E-Mail-Bestätigung)

Hinweis: Wir nutzen ein KI-gestütztes System, das Bewerbungen vorsortiert und Hinweise für die manuelle Prüfung liefert. Die Entscheidung über das weitere Verfahren treffen wir immer menschlich. Bei Fragen oder Einwänden: [[Kontakt]]. Datenschutz/Details: [[Link]].

Muster 3: Formal (für Policy/Website)

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens setzen wir ein KI-gestütztes System zur Unterstützung der Vorauswahl ein (kein Autopilot). Zweck und Grundlage: strukturierte Sichtung eingereichter Unterlagen entlang dokumentierter Kriterien. Menschliche Prüfung bleibt zwingend, Entscheidungen können übersteuert werden. Kontakt für Rückfragen: [[Kontakt]] · Datenschutz: [[Link]].

Platzhalter ersetzen: [[Unternehmen]], [[Kontakt]], [[Link]].

Wann und wo anzeigen?

  • Vor der Nutzung: Jobseite/Portal, gegebenenfalls in der Ausschreibung.
  • In Bestätigungs-E-Mails (Eingangsbestätigung).
  • Website: kurzer Abschnitt bei „Karriere/Datenschutz“.

Kurz-Check zur Umsetzung

  • [ ] Hinweis vor Nutzung sichtbar
  • [ ] Zweck knapp erklärt
  • [ ] Rolle der KI: Unterstützung, keine automatische Entscheidung
  • [ ] Kontakt/Ansprechstelle genannt
  • [ ] Datenschutz-Link vorhanden
  • [ ] Version/Datum intern dokumentiert (Audit Proof Pack)

Tipp: Nimm die finale Fassung in die SOP auf und verweise in Schulungsunterlagen darauf.
Siehe: SOP · Audit Proof Pack

Praxisanschluss

Hinweis: Diese Muster sind bewusst selbsterklärend. Wenn Sie sie verändern, dokumentieren Sie Version und Datum im Audit Proof Pack.